Teknogav.com - Serangkaian perangkat multifungsi atau multifunction device (MFD) kerap diandalkan perusahaan untuk mengelola berbagai fungsi-fungsi dasar yang dibutuhkan kantor. Beberapa fungsi dasar tersebut mencakup mencetak, memindai, mengirim dokumen dengan faksimili dan memfotokopi dokuman. Zakir Ahmed, Senior Vice President & GM Kofax untuk Asia Pasifik dan Jepang mengungkapkan bahwa MFD sebenarnya berpotensi lebih. Karakteristik MFD yang terhubung dan menjadi bagian dari Internet of Things (IoT) dapat mempercepat transformasi digital. Percepatan digitalisasi dengan MFD ini bahkan dapat dianalogikan sebagai Ludicrous Mode ala Tesla.
Teknologi IoT sendiri sudah banyak diterapkan pada perangkat yang ada, seperti termostat, penerangan interior dan bahkan mobil. Tesla merupakan salah satu pelopor yang menunjukkan potensi mobil terhubung. Di perusahaan, MFD mendukung infrastruktur pencetakan yang selalu aktif atau ‘always on’ dan merupakan komponen krusial alam memastikan kelancaran bisnis. Sayangnya, terkadang perangkat penting yang mendongkrak kinerja perusahaan ini terlupakan, layaknya akselerator Tesla. Pada mobil Tesla, ‘Ludicroud Mode’ memungkinkan kendaraan berakselerasi dari 0 ke 60 mph kurang dari tiga detik.
Baca juga: Kofax Raih Peringkat Pertama Solusi Pengelolaan Perangkat dan Pencetakan
Zakir Ahmed memaparkan bahwa MFD dapat menjadi katalis untuk mempercepat strategi transformasi digital dan memberikan nilai tambah berkali lipat. Caranya adalah dengan menambahkan kapabilitas automasi cerdas sehingga MFD mendapatkan akses digitalisasi. Kapabilitas tersebut mencakup alur kerja pemindaian sadar konten yang terhubung ke aplikasi binis. Setelah itu dokumen pun dapat dikelola dan bsia mendukung perusahaan memaksimalkan nilai investasi MFD yang signifikan. Produktivitas, keamanan dan kepatuhan pun dapat ditingkatkan berkat dukungan pada upaya digitalitasi perusahaan ini.
Produktivitas yang menyaingi kecepatan Tesla
Kerja jarak jauh meningkat tajam akibat pandemi, perkiraannya pada akhir tahun 2021, kerja jarak jauh akan stabil di angka 34%. Kendati angka tersebut lebih rendah dibandingkan saat puncak pandemi, namun masih dua kali lipat di masa normal sebelum pandemi. Pada tahun 2021, diperkirakan orang-orang masih diharuska memakai masker dan menerapkan pembatasn sosial. Ini berarti perusahaan perlu mempersiapkan diri untuk pembatasan sosial jangka panjang di tempat kerja.
Banyak perusahaan berinvestasi pada perangkat dan teknologi untuk menjaga produktivitas sambil tetap mendukung kerja jarak jauh dan pembatasan sosial. Perangkat kolaborasi dan teknologi tanda tangan elektronik hanyalah beberapa contoh fokus pada transformasi digital dan automasi. Sebenarnya MFD juga dapat berperan dengan meningkatkan efisiensi, mengoptimalkan biaya, dan mendorong produktivitas melalui alur kerja pemindaian cerdas. Upaya ini memungkinkan informasi dibagikan ke seluruh bagian perusahaan dan pekerjaan rutin diautomasi.
Baca juga: Gartner Akui Keandalan Automasi Proses Robotik Kofax di Bidang RPA
Berlanjutnya sistem bekerja dari rumah atau peralihan ke model hybrid akan mengalami kendala jika sistem menggunakan dokumen cetak. Karyawan yang bekerja secara hybrid terpaksa menunggu sampai datang ke kantor. Sementara karyawan yang sepenuhnya bekerja dari rumah akan lebih mengalami kesulitan karena harus menerima informasi yang dikirim secara manual.
Teknologi pengelolaan print and capture mutakhir dapat membantu perusahaan mengatasi masalah ini. Upaya ini dilakukan dengan meningkatkan alur kerja output cetak dan memastikan karyawan dapat mengakses informasi bisnis penting secara tepat waktu. Produktivitas pun tetap tinggi di mana pun karyawan bekerja. Selain itu karyawan memiliki informasi yang diperlukan untuk bekerja efisien dan melayani pelanggan.
Produktivitas akan naik signifikan ketika automasi cerdas dan alur kerja pemindaian, pencetakan, dan seluler sadar konten diterapkan ke rangkaian MFD. Secara otomatis informasi yang ditangkap MFD dapat diproses dengan aman melalui berbagai cara. Data dapat dideteksi, diklarifikasi, dilaporkan, dianalisis, dikirimkan secara otomatis, diberi watermark, diberi barcode atau diekstraksi. Waktu dan tenaga karyawan yang semula digunakan untuk mengerjakan tugas-tugas tersebut bisa dialihkan ke kegiatan bisnis bernilai tinggi. Hal ini dapat memicu pertumbuhan dan meningkatkan retensi pelanggan. Penyediaan solusi berkemampuan pencetakan, perilisan, pemindaian dan autentikasi seluler yang aman akan menjaga kelancaran kerja karyawan jarak jauh dan hybrid.
Menjaga keamanan dan kepatuhan
Setiap hari, sejumlah besar data dipindai, diproses dan dikirim melaui MFD. Perusahaan tentunya ingin agar semua informasi tersebut aman, beberapa data bahkan perlu perlindungan lebih ketat. Contoh kebocoran data yang bisa berakibat fatal adalah jika menyangkut data finansial klien dan perusahaan, rekam medis dan penelitian pesaing. Keamanan dokumen penting demi persaingan yang sehat dan reputasi perusahaan. Selain itu juga untuk mematuhi regulasi dan pedoman agar tidak terkena denda mahal jika terjadi pelanggaran. Contoh-contoh umum regulasi tersebut adalah GDPR, HIPAA, dan PCI DSS.
Blog Forrester berjudul “Predictions 2021: Privacy Becomes an Imperative in a Year of Transition”, membahas mengenai privasi data. Perkiraannya pada tahun 2021, peraturan perundang-undangan terkait pelanggaran privasi karyawan akan berlipat ganda.
Perusahaan harus memastikan data sensitif dan rahasia yang diproses MFD tetap terlindungi dari kebocoran, baik yang disengaja maupun tidak. Digitalisasi konten dan automasi alur kerja print and capture mentransformasi MFD dari potensi liabilitas keamanan menjadi sistem alarm mutakhir. Sistem ini dapat meningkatkan keamanan dan kepatuhan secara terskala di seluruh jenjang perusahaan.
Kapabilitas enkripsi data dan perilisan cetak yang aman memastikan data yang dikirimkan melalui MFD terjaga. Informasi rahasia hanya bisa diakses pengguna yang memiliki otorisasi. Perusahaan dapat menerapkan aturan bisnis dan kebijakan perlindungan data secara konsisten melalui automasi cerdas. Automasi tersebut termasuk sebagai berikut:
- Penyensoran otomatis
- Pembubuhan watermark
- Pencetakan berbasis aturan
- Autentikasi pengguna
- Perilisan cetak seluler yang aman
Berbeda dengan cara tradisional, teknologi print and capture sadar konten memberikan konteks tentang dokumen yang dicetak. Teknologi ini juga mengidentifikasi (atau bahkan menghentikan) pencetakan informasi yang tidak semestinya dicetak. Data yang dibutuhkan untuk pengukuran terperinci disediakan jejak audit terpusat dari semua dokumen yang dicetak, dipindai dan faksimli menggunakan MFD. Pelacakan dan pelaporan meningkatkan kepatuhan terhadap GDPR dan regulasi lainnya melalui kronologi jelas pendokumentasian. Perusahaan juga dapat menerapkan aturan bisnis secara konsisten dan melacak pergerakan dokumen serta informasi yang terkandung di dalamnya.
Baca juga: Pemanfaatan Kofax RPA Percepat Akses Dana COVID-19 Bagi Pekerja Lepas
Solusi otonom
Ketika dilengkapi kapabilitas automasi, MFD membuka akses langsung menuju inisiatif transformasi digital di seluruh perusahaan. Platform Automasi Cerdas yang menyediakan berbagai teknologi terintegrasi serta terhubung ke sistem bisnis mampu menghasilkan solusi efisien yang dapat diskalakan. Pengalaman mulus di semua peranti dengan antarmuka tunggal terpadu dan intuitif pun memaksimalkan kenyamanan seluruh karyawan. Karyawan yang di rumah, kantor atau hybrid dapat menjalankan automasi. Mereka dapat memastikan dokumen sampai ke orang yang tepat, waktu yang tepat, serta melalui alur kerja dan proses yang benar.
Ketika akan memilih solusi, pastikan terlebih dahulu fitur-fitur berikut ini:
- Autentikasi terpadu (MFD dan seluler)
- Pemindaian cerdas
- Perilisan cetak yang aman
- Pelacakan dan audit penggunaan
- Integrasi pemindaian multikanal (seluler, MFD, desktop, email)
- Konversi OCR
- Penghubung antar sistem
- Pemantauan informasi
- Penyensoran informasi
- Karantina dan perilisan dokumen yang aman
Daftar di atas akan membantu memilih solusi paling lengkap atau versi premium. Untungnya, harga dari suatu solusi tidak harus premium berkat pilihan implementasi berbasis awan yang hemat biaya. Penghematan waktu dan biaya, berkurangnya kesalahan dan efisiensi pun dapat dialihkan untuk memaksimalkan investasi dan memperoleh ROI dengan cepat. Modernisasi rangkaian MFD menggunakan platform automasi cerdas dapat memaksimalkan investasi dan mempercepat strategi transformasi.
Sumber: Penulis: Zakir Ahmed, Senior Vice President & GM - Asia Pacific & Japan, Kofax